🎉 Berikut Yang Dimaksud Jadwal Kegiatan Pimpinan Yaitu

Berdasarkanruang lingkup, sekretaris dikelompokkan menjadi 8, yaitu: 1. Tugas Rutin Sekretaris. Menjadi seorang sekretaris memiliki tugas harian yang harus dilakukan. Beberapa kegiatan kesekretariatan harian yang perlu dilakukan adalah: Membuka berbagai macam surat. Menerima dikte manajemen. Uploaded bymeikeayu Nurlaeli 0% found this document useful 0 votes202 views3 pagesCopyright© © All Rights ReservedShare this documentDid you find this document useful?Is this content inappropriate?Report this Document0% found this document useful 0 votes202 views3 pagesBAB 2 Materi 3 Penyusunan Agenda Kegiatan PimpinanUploaded bymeikeayu Nurlaeli Full descriptionJump to Page You are on page 1of 3Search inside document Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.
  1. Всεжук ճዑврως оδуζω
    1. Ըፋιψеμοռе ճեпе ጮцοсац егеκωζоμθ
    2. Ղըվխкጽ нօዒሗγуቃυ
  2. Клиφէδ ጏвсере
    1. ገሥለпсу иփኟνጬγаր
    2. ԵՒкፈպኝтጳኙеձ тωщаգፄб

Tahapawal dari penyelenggaraan suatu pameran seni rupa adalah tahap perencanaan. Pada tahap ini disusun suatu rencana kegiatan pameran secara sistematis dan logis. Rencana kegiatan pameran meliputi berbagai aspek yang perlu diperhatikan seperti tujuan, tema, materi, kepanitiaan, tempat, waktu, dan agenda kegiatan pameran. 1).

Tujuan Pembelajaran Mempersiapkan keperluan kegiatan pimpinan; Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan; Mengkonfirmasikan jadwal kegiatan pimpinan. Uraian Materi Seorang pimpinan mempunyai bermacam-macam kegiatan yang harus dikerjakan, kegiatan tersebut tidak mungkin dikelola dan dikerjakan sendiri. D sinilah seorang sekretaris diperlukan untuk mengatur waktu dan jadwal kegiatan pimpinan. Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas. Teknik Menggunakan Jadwal Kegiatan Pimpinan Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk hal itu, seorang sekretaris harus selalu melakukan koordinasi dan selalu melakukan konfirmasi denagn pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Sekretaris harus mampu mengatur jadwal dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinasi waktu sekretaris dengan pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan baik yang sudah ataupun yang belum dilaksanakan. Seorang sekretaris akan melakukan pekerjaannya secara teratur apabila dalam melaksanakan pekerjaannya menerapkan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pad teknik penggunaan waktu pimpinan. Perencaaan Pengertian Perencanaan Apa itu perencanaan? Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu. Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas. 1 Perencanaan meliputi tiga kategori a Perencanaan jangka panjang long term plan. b Perencanaan jangka menengah medium term plan. c Perencanaan jangka pendek short term plan. 2 Proses perencanaan a Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas. b Menentukan alternatif. c Mengatur sumber-sumber yang diperlukan. d Menentukan organisasi, metode, dan prosedur. e Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri. Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut. a Kegiatan apa yang harus dilakukan? b Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan? c Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan? d Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti? e Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan? Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut. a Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti. b Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan. c Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur. d Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama. e Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan. f Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak. Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut. 1 Jelas/masuk akal rasional Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description pimpinan. 2 Sederhana simple Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan. 3 Luwes fleksibel Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu. 4 Mencakup kegiatan yang menyeluruh comprehensive Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description. 5 Berkesinambungan/terus-menerus continue Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus continue. Pengorganisasian Pengertian Pengorganisasian Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut. 1 Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan. 2 Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. 3 Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara. 4 Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut. Pengkoordinasian Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain. Pengawasan Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan. Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan. Mengidentifikasi serta Membuat Jadwal Pimpinan Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut. 1. Menandatangani surat. 2. Membaca surat masuk. 3. Membaca laporan. 4. Menyusun laporan. 5. Menerima telepon dan menelepon. 6. Menerima tamu. 7. Memimpin rapat. 8. Mengadakan perjalanan dinas. 9. Mengadakan kegiatan “Meeting”. 10. Melakukan Kegiatan sosial. Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan masuk; dan 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. Contoh Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut. Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya. Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain. Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya. 2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan contoh jadwal. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain. 3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan. Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut. Menerima dan menghimpun surat. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

danketrampilannya selalu terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Kegiatan yang dimaksud adalah perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan. 5) Paul Hersey Manajemen didefinisikan sebagai proses kerja sama dengan dan melalui orang-orang dan kelompok untuk
Agenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan DinasAgenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan DinasZuhdan Kamal AbdillahAgenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan Dinas Menurut Sumarto 2009, —Agenda kerja pimpinan adalah jadwal kerja pimpinan yang disusun berdasarkan waktu kegiatan dan janji- janji yang telah disetujui oleh pimpinan“. perjalanan bisnis/dinas pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan/tugas bisnis perusahaan. Menyusunsebuah jadwal pelaksanaan kegiatan sekolah per semester serta Tahunan. Menyusun pengelolaan kesiswaan yang meliputi. 1. melaksanakan penerimaan peserta didik baru. 2. memberikan layanan konseling kepada peserta didik. 3. melaksanakan kegiatan ekstra dan kokurikuler untuk para peserta didik. 4. melakukan pembinaan prestasi unggulan.
Soal dan jawaban Mengelola Jadwal Kegiatan Pimpinan Paket 2Berikut ini adalah soal dan contoh jawaban perjalanan dinas pimpinan pada paket 2 tahun pelajaran 2020/2021. Soal tersebut berasal dari soal UKK OTKP tahun 2020/2021 untuk link soal bisa di lihat berikut ini. SOAL UKK SMK OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN TAHUN PELAJARAN 2020/2021Berikut soalnya..Judul Tugas Mengelola Jadwal Kegiatan Pimpinan Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran Langkah Kerja Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan informasi yang telah tersediaKetik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS ExcelBuat agenda kegiatan pimpinan dalam format yang tersedia pada aplikasi Microsoft word/Microsoft ExcelCetak hasil ketikan di kertas HVS A4 SoalSenin 3 Februari 2020, pukul laporan hasil audit/evaluasi keuangan kantor cabang perusahaan di Bandung di Ruang 3 Februari 2020, pukul rapat seluruh manajer dan divisi di Ruang pertemuan 4 Februari 2020, Presentasi tentang hasil rapat 3 februari 2020, di ruang serbaguna perusahaan dihadiri seluruh staff, divisi marketing pukul 5 Februari 2020, pukul makan siang dengan Bapak Asmosudirja membicarakan kepastian kontrak pengembangan bandara Adisucipto 6 februari 2020, pukul konfirmasi ulang tentang kunjungan ke kantor cabang Batam sekaligus pesan tiket pesawat Garuda Airlines untuk keberangkan Jumat 6 Februari 2020, pukul makan siang bersama Ibu Lenny Manajer Pemasaran PT. Alam Sutra Resident di “Saung Sunda” Jl. Menara Gading Serpong No. 16 Bumi Serpong Damai Tangerang, dilanjutkan survei lokasi pengembangan gedung olah raga. Kembali ke kantor pukul 7 Februari 2020 pukul menyiapkan dokumen keberangkatan ke 7 Februari 2020 pukul berangkat ke kantor cabang di Batam dengan penerbangan GA 707 Soekarno 7 Februari 2020 pukul cek-in di Hotel Horizon 8 Februari 2020 pukul presentasi program tahunan perusahaan di Ruang Pertemuan kantor Cabang Batam di Kawasan Industri “Legenda Park’ kav 3 Batam Center, dihadiri seluruh divisi perusahaan wilayah 8 februari 2020 pukul makan siang dilanjutkan proses audit pukul Kembali ke Jakarta pukul dengan GA CONTOH Jawaban dari soal tersebut, ingat jawaban ini hanya contoh saja, tidak menutup kemungkinan ada jawaban lain dan seharusnya teman-teman semua membuat jawaban KERJA PIMPINAN PT. MITRA BANGUN PAGI NO. HARI/TANGGAL WAKTU KEGIATAN KETERANGAN 1 Senin 1 Februari 2021 Laporan hasil audit keuangan kantor cabang Bandung Ruang direksi persuahaan 2 Rapat seluruh manajer dan divisi Ruang rapat perusahaan 3 Selasa 2 Februari 2021 Presentasi hasil rapat 3 Februari 2020 Ruang serbaguna persuahaan 4 Rabu 3 Februari 2021 Makan siang bersama Bapak Asmosudirja Membicarakan kepastian kontrak pengembangan bandara Adisucipto Jogyakarta 5 Kamis 4 Februari 2021 Konfirmasi ulang dan memesan tiket pesawat Keberangkatan jumat menggunakan pesawat Garuda Airlines 6 Makan siang bersama Ibu Lenny Manajer Pemasaran PT. Alam Sutra Resident Saung sunda serpong, Tangerang Survei lokasi pengembangan gedung olah raga Tangerang Kembali ke kantor Bandumg 7 Jumat 5 Februari 2021 Menyiapkan dokumen keberangkatan Untuk keberangkatan ke kantor cabang Batam 8 Berangkat ke kantor cabang di Batam Dengan penerbangan GA 707 Soekarno Hatta 9 Cek-in di Hotel Horizon Batam 10 Sabtu 6 Februari 2021 Presentasi program tahunan perusahaan Ruang rapat kantor cabang Batam 11 Makan siang Batam Proses audit Kembali ke Jakarta Dengan penerbangan GA 707 Bandung, 29 Januari 2021 Sekretaris
Adalima bentuk format SOP (Standar Operasional Prosedur) terpopuler yang dipakai perusahaan adalah: 1. Narasi - Simple Step 2. Narasi - Hierarchical 3. Bagan Alir - Flowchart 4. Gambar - Graphic procedures 5. Video. Mari dibahas satu-per-satu berikut ini MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan pengaturan jadwal kerja pimpinan. Agar pekerjaan pimpinan berjalan dengan lancar maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada pekerjaan pimpinan, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan pimpinan. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan meliputi1. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu2. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan3. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan B. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga administrasi sendiri yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi ini sering disebut dengan Sekertaris yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu dapat dihindari. C. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa 1. Jenis kegiatan yang akan Waktu dan tempat Kedudukan pimpinan dlam acara yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara. D. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan pengadministrasian kedinasan yang terdiri atas 1. Pembuatan konsep surat dinas 2. Pembuatan surat 3. Pengiriman surat 4. Pemeriksaan surat yang akan ditandatangani pimpinan. 5. Pemeriksaan surat masuk 6. Pengarsipan surat keluar dan masuk 7. Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan surat masuk. 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi. Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. a Semua data pelayanan kesehatan b. Grafik kegiatan c. Hasil analisis indikator PWS KIA dan jadwal rencana kegiatan d. Pendataan dan perencanaan e. Program kesehatan ibu dan anak 2. Data berikut yang bukan merupakan laporan bulanan yang harus dilaporkan dari puskesmas ke dinas kesehatan/kota adalah a. Rekapitulasi kohort KB b. 1 Rudi adalah seorang karyawan perusahaan PT. Delta solusindo yang bergerak dibidang jasa. Di perusahaan ia memiliki wewenang untuk mengatur jadwal kegiatan pimpinan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan serta menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas. Pekerjaan yang rudi lakukan termasuk penerapan fungsi… a Perencanaan b Realistis c Pengorganisasian d POengkoordinasian e Pengawasan 2 Perhatikan fungsi perencanaan berikut 1 Transparan 2 Jelas 3 Akuntabel 4 Realistis 5 Fleksibel. Berdasarkan daftar diatas, ciri-ciri perencanaan pengaturan jadwal kegiatan yang baik adalah… a 1, 2, dan 3 b 2, 3, dan 4 c 1, 2, dan 4 d 3, 4, dan 5 e 2, 4, dan 5 3 Perhatikan pernyataan pernyataan berikut 1 Menetapkan kegiatan prioritas terpenting dan mendesak 2 Membuat suatu daftar kerja apa yang harus dilakukan pimpinan 3 Menetapkan kegiatan setengah mendesak dan dapat ditunda 4 Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan 5 Menetapkan kegiatan tidak mendesak dan tidak dapat ditunda. Dalam mengorganisasikan waktu pimpinan beberapa hal yang harus diperhatikan adalah… a 1, 2, dan 3 b 2, 3, dan 4 c 1, 2, dan 4 d 3, 4, dan 5 e 2, 4, dan 5 4 Dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan, seorang sekretaris perlu mengetahui fungsi pengawasan, berikut yang bukan merupakan fungsi pengawasan dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan… Dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan, seorang sekretaris perlu mengetahui fungsi pengawasan, berikut yang bukan merupakan fungsi pengawasan dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan… a Melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan b Mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana c Mengkoordinasikan dengan pimpinan kapan pertemuan akan diadakan d Melakukan pengawasan jadwal kegiatan e Bahan pertimbangan untuk menyusun jadwal pada kemudian hari 5 Sekretaris atau administrasi kantor harus membuat kalender perjanjian pimpinan untuk mencatat rencana kegiatan pimpinan dalam harian, mingguan, atau bulanan. Adapun hal-hal yang tidak perlu dimasukkan dalam kalender perjanjian pimpinan yaitu… Sekretaris atau administrasi kantor harus membuat kalender perjanjian pimpinan untuk mencatat rencana kegiatan pimpinan dalam harian, mingguan, atau bulanan. Adapun hal-hal yang tidak perlu dimasukkan dalam kalender perjanjian pimpinan yaitu… a Perjanjian yang dibuat sekretaris kantor melalui telepon b Perjanjian yang dibuat sekretaris kantor berdasarkan undangan c Perjanjian yang dibuat sekretaris kantor berdasarkan memo d Perjanjian yang dibuat berdasarkan keinginan sekretaris kantor e Perjanjian yang dibuat sekretaris kantor berdasarkan surat yang diterima Leaderboard This leaderboard is currently private. Click Share to make it public. This leaderboard has been disabled by the resource owner. This leaderboard is disabled as your options are different to the resource owner. Maze chase is an open-ended template. It does not generate scores for a leaderboard. Log in required Options Switch template Interactives More formats will appear as you play the activity.

Dalamsebuah usaha, pimpinan perlu mengatur siapa yang akan melakukan pencatatan terkait keuangan, jumlah stok, jadwal aktivitas tertentu, dan sebagainya. Intinya, banyak hal yang harus kamu tata, kelola, dan atur waktunya, agar sesuai dengan keinginan. Semua hal yang berkaitan dengan aset ataupun keuangan juga perlu tercatat.

Untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan, dapat ditempuh melalui beberapa tahapan dan masing-masing tahapan membutuhkan ketelitian dan kecermatan sekretaris. Tahap awal dari proses penyusunan jadwal kegiatan pimpinan adalah merekap semua kegiatan insidental pimpinan misalnya rapat, janji temu, perjalanan dinas, kegiatan sosial, seminar, dan sebagainya. Hal ini dilakukan agar penyusunan kegiatan rutin. Dengan kegiatan insidental dalam satu hari tidak terbentur. Adapun sumber informasi kegiatan-kegiatan insidental pimpinan dapat menggunakan sumber informasi seperti memo dari pimpinan, buku catatan telepon, ataupun lembaran-lembaran khusus yang berisi jadwal waktu kegitan insidental pimpinan menurut jenis kegiatannya. Lembaran jadwal ini bisa disiapkan sekretaris secara permanen, sehingga sewaktu sekretaris menerima memo ataupun telepon dan surat kemudian dikonfirmasikan dengan pimpinan dan pimpinan menyetujuinya waktunya, maka sekretaris dapat langsung menuliskan jadwal pada lembaran jadwal tersebut sesuai dengan jenis kegiatan. Contoh lembaran tersebut bisa dilihat pada tabel Tabel 3. 1 Jadwal Pertemuan Teknik Menggunakan Waktu Pimpinan Dalam menagtur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak dapat lepas dari pengaturan waktu kerja untuk dirinya sendiri. Tugas sekretaris sebagian besar memang untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan tugas utamanya dibidang manajemen. Namun, tidak berarti sekretaris mengabaikan tugas-tugas sekretaris sendiri. Sebagai contoh, apabila sekretaris tidak pandai mengatur waktu untuk membuat surat ataupun mengurus arsip maka hal ini akan berakibat terganggunya tugas pimpinan. Lagi, pada suatu saat pimpinan harus menandatangani surat yang harus segera dikirim, namun surat tersebut ternyata belum dibuat oleh sekretaris yang lain, misalnya sekretaris dalam menyimpan surat asal-asalan sehingga waktu pimpinan membutuhkannya, surat tersebut sulit dicari. Dalam hal ini Jadwal Pertemuan General Manager PT Arta Mega Jakarta Tanggal Waktu Nama Bagian Perusahaan 21 Mei 2003 21 Mei 2003 21 Mei 2003 Bpk Andri Mira Agus GMGeneral Manager Marketing Teknik PT Utama Jakarta PT PLN PT Sejahtera sekretaris bukanlah membantu meringankan tugas pimpinan, melainkan justru menambah beban pekerjaan pimpinan. Seorang sekretaris yang profesional tentunya tertantang untuk pandai dan „kritis‟ dalam mengatur waktu kerja baik untuk dirinya sendiri maupun untuk pimpinan. Sekretaris harus mampu memanage waktu dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinir waktu sekretaris dengan waktu pimpinan, mengorganisir waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan apakah ada kegiatan yang belum terjadwal, atau sudahkan kegiatan pimpinan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah disepakati antara pimpinan dan sekretaris. Dengan demikian, seorang sekretaris profesional tidak berarti dia tidak melakukan fungsi-fungsi manajemen, bahkan sebaliknya sekretaris harus menggunakan fungsi tersebut untuk mengelola tugas-tugasnya, termasuk mengelola waktu kerja untuk dirinya sendiri dan untuk pimpinan. Kegiatan sekretaris dalam menerapkan fungsi manajemen pada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan akan berpengaruh pada teknik dalam menggunakan waktu kerja pimpinan. Salah satu indikator bahwa sekretaris dapat dikatakan profesional dan dapat diandalkan bila pimpinan sudah merasa tergantung pada peran dan fungsi sekretaris. Sekretaris betul-betul merupakan orang kepercayaan „boss‟ dan salah satunya adalah menyerahkan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan kepada sekretaris, karena pimpinan tahu bahwa sekretaris mampu mengatur segalanya dan tahu hal-hal terbaik yang dapat dan harus dilakukan pimpinan. Pengertian Rapat Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat. Suhartin Citrobroto mengatakan bahwa “komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat” Jadi, menurut pengertian ini setiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi, maka terjadilah apa yang disebut rapat. Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staff atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya. Rapat Juga dapat diadakan dengan pertimbangan bahwa suatu masalah yang menjadi subject matter tidak dapat dipecahkan melaluisaluran administrasi dan harus segera dipecahkan bersama-sama. Macam-Macam Rapat Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu a Rapat Penjelasan leading conference b Rapat pemecahan problem solving conference c Rapat perundingan negotiation conference Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Rapat penjelasan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Sementara itu, rapat perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi a. Rapat Formal, yatu rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu dan para peserta mendapat undangan resmi. b. Rapat informal, yaitu rapat yang kadang diadakan secara kebetulan, dengan peserta yang tidak tertentu dan tidak ada undangan. Mereka bertemu secara kebetulan dan pada pertemuan itu kemudian dibicarakan masalah-masalah yang menjadi kepentingan bersama. Rapat informal ini sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. c. Rapat terbuka, dimana rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota. Rapat yang dihadiri oleh setiap anggota sering disebut rapat pleno. Dalam praktek kedinasan rapat terbuka ini biasanya dibahas masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia. d. Rapat tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh pimpinan tertentu dan biasanya membahas masalah-masalah yang rahasia. Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi a. Rapat mingguan, rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh setiap manajer/pimpinan unit/bagian. b. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sekali sebulan, misalnya pada akhir bulan untuk membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan. c. Rapat semesteran, rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut. d. Rapat tahunan, rapat yang diadakan sekali setahun, misalnya rapat Dewan Komisaris, rapat pemegang saham. Ada pula yang mengatakan bahwa menurut waktunya, rapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu 1. Rapat berkala, yaitu rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, misalnya rapat yang diadakan satu minggu sekali, satu bulan sekali, tiga bulan sekali, enam bulan sekali, dan sebagainya. Selanjutnya, rapat berkala dibedakan menjadi dua macam yaitu rapat berkala tetap dan rapat berkala tidak tetap. Rapat berkala tetap, hari dan waktunya sudah ditetapkan, misalnya rapat bulanan diadakan pada hari Senin minggu kedua setipa bulan pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan. Rapat berkala tidak tetap, hari, waktu dan tempat selalu berubah menurut situasi dan kondisi serta berdasarkan undangan yang disampaikan. 2. Rapat insidentil, atau rapat yang bersifat mendadak, yaitu rapat yang diadakan apabiladipandang perlu, waktunya tidak tetap, dan tempatnya pun dapat berpindah-pindah. 22. Fungsi Sistem Informasi Keperawatan. Konseptual model dalam sistem informasi keperawatan berdasarkan 4 fungsi utama dalam praktik keperawatan klinik dan administratif: a. Proses perawatan pasien. Proses perawatan pasien adalah apa yang telah dilakukan oleh perawat kepada pasien yaitu: pengkajian, diagnosa keperawatan, jadwal perawatan dan 0% found this document useful 0 votes903 views6 pagesDescriptionAgenda KepemimpinanCopyright© © All Rights ReservedAvailable FormatsDOCX, PDF, TXT or read online from ScribdShare this documentDid you find this document useful?0% found this document useful 0 votes903 views6 pagesAgenda Kegiatan PimpinanJump to Page You are on page 1of 6 You're Reading a Free Preview Pages 4 to 5 are not shown in this preview. Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime. PeraturanMenteri PUPR Nomor 10 tahun 2021 tentang Pedoman Sistem Manajemen Keselamatan Konstruksi ditetapkan pada 31 Maret 2021 oleh Menteri PUPR M. Basuki Hadimuljono, diundangkan pada 1 April 2021 oleh Dirjen PP Kemenkumham Widodo Ekatjahjana. Ditempatkan pada Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 286.
A. Teknik Menggunakan Waktu Pimpinan Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga administrasi sendiri yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi ini sering disebut dengan Sekertaris pimpinan. Hal yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi lain. Kesalahan dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu acara. Untuk menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu dapat dihindari. Dalam menentukan teknik untuk mengetur waktu pimpinan, agar dapat berjalan lancar, maka harus dapat memperhatikan fungsi manajemen yang meliputi Perencanaan Perencanaan yang di buat harus berdasarkan pada waktu, apakah jangka pendek atau jangka panjang. Ciri-ciri perencanaan jadwal kegiatan pimpinan Jelas Realistis Fleksibel Berkesinambungan 2. Pengorganisasian Dalam hal ini pengorganiasasian dapat di artikan sebagai kegiatan mengidentifikasikan, mengelompokkan, menganalisa kegiatan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang di butuhkan dalammenyelesaikan pekerjaan tersebut. Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam pengorganisasian jadwal pimpinan Membuat daftar kerja tentang apa yang di lakukan pimpinan Menetapkan waktu Menetapkan perioritas kegiatan Mengeatur jumlah orang yang terlibat B. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa 1. Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan. 2. Waktu dan tempat kegiatan. 3. Kedudukan pimpinan dlam acara tersebut. Surat yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah mengundang. Seorang sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara. C. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan pengadministrasian kedinasan yang terdiri atas 1. Pembuatan konsep surat dinas 2. Pembuatan surat 3. Pengiriman surat 4. Pemeriksaan surat yang akan ditandatangani pimpinan. 5. Pemeriksaan surat masuk 6. Pengarsipan surat keluar dan masuk 7. Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan surat masuk. 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi. Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. Untuk lebih memperjelas penggunaan waktu kegiatan, berikut ini diberikan uraian tentang hal tersebut 1. Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat yang masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. 2. Pembuatan jadwal kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan Pada pembuatan jadwal kegiatan pimpinan dengan system tingkat kepentingan, jadwal tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan contoh jadwal. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.
Halyang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal/agenda kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut : 1) Menerima, mencatat dan memeriksa semua appointments/ janj-janji yang dibuat pimpinan terkait dengan pelaksanaan yang akan dilaksanakan maupun relasi perusahaan / pimpinan. 2) Melakukan konfirmasi dengan pimpinan terkait dengan janji
MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN 1. Teknik Menggunakan Jadwal Kegiatan Pimpinan Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk hal itu, seorang sekretaris harus selalu melakukan koordinasi dan selalu melakukan konfirmasi denagn pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Sekretaris harus mampu mengatur jadwal dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinasi waktu sekretaris dengan pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan baik yang sudah ataupun yang belum dilaksanakan. Seorang sekretaris akan melakukan pekerjaannya secara teratur apabila dalam melaksanakan pekerjaannya menerapkan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pad teknik penggunaan waktu pimpinan. Perencaaan a. Pengertian Perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu. Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas. 1 Perencanaan meliputi tiga kategori a Perencanaan jangka panjang long term plan. b Perencanaan jangka menengah medium term plan. c Perencanaan jangka pendek short term plan. a Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas. b Menentukan alternatif. c Mengatur sumber-sumber yang diperlukan. d Menentukan organisasi, metode, dan prosedur. e Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri. Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut. a Kegiatan apa yang harus dilakukan? b Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan? c Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan? d Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti? e Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan? Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut. a Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti. b Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan. c Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur. d Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama. e Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan. f Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak. b. Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut. 1 Jelas/masuk akal rasional Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description pimpinan. 2 Sederhana simple Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan. 3 Luwes fleksibel Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu. 4 Mencakup kegiatan yang menyeluruh comprehensive Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description. 5 Berkesinambungan/terus-menerus continue Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus continue. Pengorganisasian a. Pengertian Pengorganisasian Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. b. Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut. 1 Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan. 2 Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. 3 Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara. 4 Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut. Pengkoordinasian Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain. Pengawasan Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan. Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan. Mengidentifikasi serta Membuat Jadwal Pimpinan Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut. 1. Menandatangani surat. 2. Membaca surat masuk. 3. Membaca laporan. 4. Menyusun laporan. 5. Menerima telepon dan menelepon. 6. Menerima tamu. 7. Memimpin rapat. 8. Mengadakan perjalanan dinas. 9. Mengadakan kegiatan “Meeting”. 10. Melakukan Kegiatan sosial. Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan masuk; dan 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. 1. Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. Contoh Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut. Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya. Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain. Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya. 2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan contoh jadwal. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain. 3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan. Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut. 1. Menerima dan menghimpun surat. 2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan. 3. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan. 4. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan. 5. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.
6 Salah satu kegiatan perusahaan yang dilakukan oleh pimpinan, yaitu menggerakkan karyawan agar bekerja keras dengan tujuan yang telah ditetapkan dengan memberikan motivasi kerja dan suasana kerja yang nyaman. Hal tersebut adalah termasuk dalam fungsi manajemen a. Controlling b. Planning c. Actuating d. Organizing e. Directing 7. a Pertemuan formal dan diskusi b. Pertemuan formal dan pertemuan informal c. Pertemuan informal dan symposium d. Pertemuan informal dan seminar e. Seminar dan Lokakarya 2. Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah dalam perwujudan suatu kehendak atau maksud merupakan pengertian dari a. Diskusi b. Simposium c. Seminar Dateline and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan; Membuat jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat berdasarkan date line and reminder.
lambat1 minggu sebelum jadwal perubahan yang dimaksud. C. PROSEDUR PEMAKAIAN LABORATORIUM Pada dasarnya Laboratorium dibangun untuk menunjang kegiatan belajar mengajar dikelas yang bersifat teori. Namun tetap dimungkinkan untuk menggunakan selain keperluan tersebut asalkan sebagai penunjang akademik atmosfir baik untuk mahasiswa maupun dosen
.